A rotina de um médico não é fácil. São consultas, plantões, exames, cirurgias e, além de tudo isso, é necessário lidar com questão administrativas, controlando orçamentos e prontuários em clínicas e consultórios. A receita dos convênios, agendamentos de consultas, meios de pagamento, comunicação com pacientes fora do consultório e a gestão, resultado da soma entre a parte financeira com o exercício da profissão, representam grandes preocupações para o profissional de saúde.
Como tudo que poupa tempo e dinheiro sem prejudicar a qualidade é bem recebido e utilizado no cotidiano das pessoas, no dia a dia do médico não seria diferente. Confira os maiores problemas que você encontra em sua carreira e sugestões para resolvê-los.
Problema: A escolha do especialista com quem o paciente irá se consultar é influenciada pelo plano de saúde a que o médico é conveniado. Muitos profissionais optam por se conveniar a mais de um plano de saúde para proporcionar mais facilidade aos pacientes.
Cada convênio tem uma tabela de valores própria, assim como as fichas que devem ser preenchidas para a realização do pagamento, o que pode confundir o médico e também secretárias. O preenchimento incorreto das fichas pode ocasionar glosas, que, por sua vez, causam prejuízo financeiro ao médico.
Solução: realize treinamentos com a linha de frente A recepcionista é a encarregada do processo de remessa e cobrança das guias de pagamento dos convênios. É de extrema importância orientá-la sobre o correto preenchimento e as diferenças entre as fichas.
O faturamento ocorre diariamente e as fichas precisam ser separadas de acordo com o convênio. Há empresas especializadas em faturamento médico que cuidam de todo esse processo e cobram um percentual do que o médico recebe do convênio. É uma opção para quem não tem tempo para essa tarefa.
Problema: Cuidar da saúde dos pacientes e, ainda, gerenciar uma clínica ou consultório requer muito trabalho e dedicação. Lidar com a administração e o financeiro pode ser complicado para quem não tem experiência.
Solução: entenda os processos e planeje o que deve fazer
É preciso entender os processos financeiros e administrativos requeridos pelo consultório. Seja atencioso em cada etapa e, com o tempo, você poderá identificar falhas a serem corrigidas e melhorias a fazer. Planeje! Defina objetivos e prazos, crie alternativas para atingir metas e anteveja possíveis problemas. O tempo deve ser seu aliado. Liste as atividades a realizar e faça um planejamento diário e semanal, reservando tempo suficiente para cada uma delas.
Problema: O paciente obtém o nome e o contato do médico no catálogo do plano de saúde ou por indicação de familiares ou amigos, e seu primeiro contato com o especialista é realizado por telefone. A atitude, a empatia e a disponibilidade do atendente são imprescindíveis para que o cliente marque a consulta ou não. Um atendimento ruim pode fazer com que o paciente não continue o tratamento com o profissional.
Solução: empatia e prontidão no atendimento são necessárias
Para que o agendamento da consulta seja realizado, a primeira impressão deve ser a melhor possível. O atendimento deve ocorrer imediatamente, logo nos dois primeiros toques do telefone, e o tratamento precisa ser formal, com os pacientes sendo chamados de senhor e senhora, por exemplo. O atendente deve ter empatia durante a ligação, transmitindo a sensação de acolhimento. Ele deve mostrar-se disposto a resolver os problemas e ter calma para passar as informações solicitadas claramente.
Problema: Cartões de débito e crédito são cada vez mais utilizados pelos consumidores nas mais diversas áreas, incluindo na Medicina. A resposta à pergunta “Aceita cartão?” pode ser decisiva na escolha do especialista, pois o paciente pode não ter dinheiro no momento ou não ter como pagar valores mais altos à vista, optando, assim, pelo mais conveniente para si mesmo no momento. O médico, então, se vê diante do dilema financeiro: implementar o novo meio ou limitar suas formas de pagamento?
Solução: antes de tudo, conheça seu público-alvo
É necessário que o profissional conheça o perfil de seus pacientes e clientes-alvo para identificar se essa é uma opção interessante para sua clínica ou consultório: eles serão o “termômetro”. A decisão de aderir aos novos meios de pagamento pode, além de fidelizar os clientes que optam por pagar com cartão, atrair novos pacientes. Além disso, pode tornar mais simples e conveniente o processo de recebimento, além de ser uma boa estratégia comercial, direcionada conforme o público atendido pelo médico.
Reportagem por Jéssica Rocha
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