Em tempos de crise, as empresas necessitam gastar bem, melhorar a utilização dos recursos, eliminar desperdícios… enfim, buscar a melhor gestão econômico-financeira e, para isso, conhecer os números e tomar decisões com assertividade é fundamental. Não há espaço para erros, portanto, é fundamental para a sobrevivência da empresa: conhecer o caixa da empresa, desenvolver um bom planejamento financeiro e saber onde e quando gastar, o quê e em qual momento comprar.

Para obter essas informações, o fluxo de caixa é um instrumento de grande valor. Ele mostra, de forma detalhada, quando aconteceram os gastos e, assim, conseguimos analisar, após determinado período, os itens que mais chamam atenção e que estão em um ritmo de ascensão anormal. Nesse momento, é preciso começar a pensar em atitudes, a fim de conter, ou pelo menos reverter, o processo em curto espaço de tempo. Temos também a possibilidade de comparar quanto cada item significa em relação às entradas de caixa e destacar alguns gastos que percebemos estar fora das expectativas.

Após corrigir e justificar os desvios, chega a hora de fazermos a projeção do caixa. Ou seja, com base no histórico, e sabendo que certas coisas irão acontecer, a previsão do caixa é considerada uma ferramenta vital para definir a saúde financeira de uma instituição, pois dessa forma tomamos decisões antes de os problemas alcançarem níveis críticos.

Por exemplo, percebemos que vai faltar dinheiro no dia 12 do mês que vem e só vai ocorrer alguma entrada no dia 17. Portanto, temos cinco dias com o caixa em descoberto. O que fazer para evitar essa deficiência? Quem sabe tentar a antecipação de recebimentos, adiar pagamentos ou começar uma pesquisa de financiamentos com juros menores.

Uma análise vertical evolutiva dos principais itens de caixa pode alertar para algumas despesas que estão começando a preocupar e, até mesmo, algumas entradas de caixa que estão em declínio. Com isso, o que fazer? Se perdemos clientes devido ao momento econômico, uma projeção de caixa pode mostrar até quando há condições de suportar sem reduzir custos e, posteriormente, onde cortar as despesas.

Quando percebemos que o caixa está no vermelho e continuará se não tomarmos uma decisão, tornam-se necessárias ações imediatas e, nesse caso, o fluxo de caixa mostra com clareza esse quadro, permitindo simular situações a fim de reverter o problema.

Caso a ação necessite de investimentos e gerar mais gastos, avalie o custo (juros) de captação de recursos no mercado e simule o fluxo de caixa em cenários distintos, ou seja, pessimista, conservador e otimista, para amortização das dívidas. Caso o cenário pessimista demonstre que não será possível saldar as dívidas antes de tomar qualquer atitude, é recomendável sempre pensar em um plano B. Na pior das hipóteses, reflita sobre a necessidade de o sócio fazer aportes de capital para cobrir o déficit ou refinanciar a dívida.

Na condição otimista, o melhor é prever o que fazer com as sobras: investir mais? Distribuir para os sócios? Montar um fundo de reserva? Ou até um pouco de tudo?

O fluxo de caixa proporciona a informação imediata. Ou seja, se a empresa tem ou não saldo, quanto tem a pagar e a receber. Com base nesse histórico e nas expectativas, desenvolva as previsões, que devem ser muito próximas à realidade.