Muitas são as atribuições da secretária de um consultório médico. A profissional precisa de capacitação para o atendimento dos pacientes, ter uma boa comunicação e sensibilidade, dominar ferramentas de informática, administrar bem o tempo e ainda saber se vestir e estar sempre sorrindo.
Pensando, então, no papel fundamental dessa colaboradora, fizemos uma entrevista com Lucas Lacerda, fundador da empresa Vitta, que lida com tecnologia para gestão de consultórios. Ele fornece cinco dicas para que você oriente sua secretária a ajudar na redução de custos no consultório.
De acordo com Lacerda, para que a secretária dê um bom suporte na gestão financeira, é preciso algum conhecimento em finanças. “A profissional que irá assumir essas funções dentro do consultório precisa entender alguns conceitos básicos para poder ter sucesso no trabalho e, além disso, ser capaz de ajudar a realizar ajustes e controle de gastos”, aponta.
Conhecimentos a respeito de datas de vencimentos e de como funcionam os pagamentos com cartões de crédito são necessários, assim como saber orientar o paciente sobre as formas de pagamento e informa-lhes passos para uma transferência bancária.
Pesquisar melhores preços, economizar materiais e evitar desperdícios são tarefas que devem ser incorporadas na rotina do consultório. Um importante exemplo disso é o uso do papel. A secretária deve reduzir ao máximo as impressões, procurando agir de forma mais digital.
A pesquisa de preços e promoções de produtos como café, água e materiais de limpeza pode trazer alguma economia. “Trocar copos de vidro por descartáveis também pode ser uma boa saída para economizar, pois são mais baratos”, pontua Lacerda.
Não abusar do ar condicionado – a secretária deve estar atenta ao clima e, principalmente, à necessidade ao ambiente. “No inverno, por exemplo, não há necessidade de ligar o aparelho em temperaturas tão baixas”, diz o especialista. É preciso, ainda, ter cuidado para não deixar luzes acesas desnecessariamente, certificando que ambientes vazios estejam sempre com as luzes apagadas. Além disso, as torneiras devem estar sempre bem fechadas.
Existem algumas formas de reduzir os gastos com serviços de telefonia e uma delas pode ser bem mais barata e rápida que a tradicional ligação: a confirmação de agendamento de pacientes por SMS ou whatsapp. Uma outra saída, segundo o especialista em gestão de consultórios, seria a realização dessa tarefa de forma automática, com uma secretária eletrônica que faria as ligações e confirmaria as consultas com os pacientes. “Esse pequeno investimento é capaz de reduzir bastante os gastos do consultório com a parte de telefonia”, sustenta Lacerda.
Existem cursos voltados para as secretárias, treinamentos com foco, justamente, nessa questão de economia e gestão de consultório. Elas podem aprender sobre controle de gastos, quais são os custos de cada coisa e o que é possível cortar ou reduzir sem afetar a qualidade do serviço prestado.
Para Lacerda, infelizmente, a realidade atual mostra que, normalmente, os administradores de consultórios um pouco maiores têm esse incentivo. “Os consultórios menores raramente têm esse cuidado”, conclui o especialista.
Com colaboração de Bárbara Mello
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