Lista: como resolver 5 problemas comuns nos consultórios

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Agendamento, formas de pagamento, lidar com convênios, gerir de forma eficiente são alguns desafios mais comuns que os médicos lidam em seu dia a dia no consultório. Para ajudar a solucionar essas demandas, elaboramos a lista abaixo, que traz sugestões de abordagem para resolver os problemas. Confira e compartilhe com a sua rede.

1- Receita dos convênios

  • Problema: A escolha do especialista com quem o paciente irá se consultar é influenciada pelo plano de saúde a que o médico é conveniado. Muitos profissionais decidem se conveniar a mais de um plano para proporcionar mais facilidade aos pacientes. Cada convênio tem uma tabela de valores própria, assim como as fichas que devem ser preenchidas para para a realização do pagamento, o que pode confundir o médico e a secretária. O preenchimento incorreto pode ocasionar glosas que, por sua vez, causam prejuízo financeiro para o médico.
  • Solução: Realize treinamentos com a linha de frente. A recepcionista é a encarregada do processo de remessa e cobrança das guias de pagamento dos convênios. É de extrema importância orientá-la sobre o correto preenchimento e a diferença entre as fichas. O faturamento ocorre diariamente e as fichas precisam ser separadas de acordo com o convênio. Supervisione todo o trabalho antes de enviá-lo às operadoras de saúde. Há empresas especializadas em faturamento médico que cuidam esse processo e cobram um percentual do que o médico recebe. É uma opção para quem não tem tempo para essa tarefa.

2- Gestão

  • Problema: Cuidar da saúde dos pacientes e ainda gerenciar uma clínica ou consultório requer trabalho e dedicação. Lidar com a administração e o financeiro pode ser complicado para quem não tem experiência.
  • Solução: Entenda os processos e planeje o que deve fazer. É preciso entender os processos financeiros e administrativos requeridos pelo consultório. Seja atencioso a cada etapa e, com o tempo, você poderá identificar falhas a serem corrigidas. Planeje! Defina objetivos e prazos, crie alternativas para atingir metas e anteveja possíveis problemas. O tempo deve ser seu aliado. Liste as atividades a realizar e faça um planejamento diário e semanal.

3- Agendamento

  • Problema: O paciente obtém o nome e o contato do médico no catálogo do plano de saúde ou por indicação de amigos, e seu primeiro contato com o especialista é pelo telefone. Atitude, empatia e disponibilidade do atendente são imprescindíveis para que ele marque ou não a consulta. Um atendimento ruim pode fazer com que o paciente não continue o tratamento com o especialista.
  • Solução: Empatia e prontidão são necessárias. Para que o agendamento da consulta seja realizado, a primeira impressão deve ser a melhor possível. O atendimento deve ser logo nos dois primeiros toques e de maneira formal. O atendente deve ter empatia durante a ligação e transmitir a sensação de acolhimento, além de estar disposto a resolver os problemas e ter calma para passar as informações.

4- Novos meios de pagamento

  • Problema: O uso de cartões de crédito e débito já é uma realidade, inclusive na área da Saúde. A resposta à pergunta “Aceita cartão” pode ser decisiva na escolha do especialista, pois o paciente pode não ter como pagar valores mais altos à vista. O médico, então, se vê diante do dilema: implementar novos meios ou limitar formas de pagamento?
  • Solução: Antes de tudo, conheça o seu público. É necessário que o especialista conheça o perfil de seus pacientes para pensar se essa é uma opção interessante para a clínica ou consultório. Ao aderir novos meios de pagamento, você pode, além de fidelizar os atuais clientes, atrair novos pacientes. Além disso, pode tornar mais simples e conveniente o processo de recebimento.

5- Comunicação

  • Problema: Fora do consultório, os médicos encontram dificuldades para manter contato com seus pacientes. A relação normalmente se dá no momento da consulta ou exame. Entretanto, fazer-se presente no dia a dia do paciente é fundamental para fidelizá-lo.
  • Solução: Conecte-se com o paciente. Uma relação próxima com o paciente é importante num cenário cada vez mais conectado do mundo atual. Essa aproximação pode ser através de questões mais pertinentes ao atendimento, como confirmação de consultas por e-mail ou SMS, ou nas redes sociais, com dicas e curiosidades sobre doenças na especialidade em questão. Outro cuidado é comunicar o paciente por telefone em caso de atraso ou cancelamento da consulta, mostrando-se preocupado com o tempo reservado na rotina do paciente.
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