O processo de contratação da profissional envolve algumas etapas. Após esse passo, é preciso treinar a secretária para assumir o cargo da maneira mais eficiente possível. Para isso, é necessário ter paciência para ensinar as rotinas da clínica, os procedimentos internos e demonstrar os tipos de funções e tarefas que serão executados por ela, antes mesmo que inicie a rotina de trabalho.

De acordo com Rubens Coelho, mestre em Administração (Marketing) pela UFRGS/RS, consultor de Marketing especializado em Marketing Médico e mentor do curso “como escolher a secretária perfeita”, nos primeiros dias da secretária atuando, de fato, na função, devem ser feitos os ajustes necessários de acordo com os padrões ensinados na primeira etapa.

“Reuniões periódicas de alinhamento precisam ser realizadas, na pior das hipóteses, mensalmente. Treinamentos internos, sempre que necessário. Entretanto, os treinamentos externos, somente após a estabilização da funcionária no cargo, para premiar e/ou enriquecer o trabalho dela junto à clínica”, esclarece.

Conhecimentos e habilidades

É importante que a secretária domine as ferramentas tecnológicas, como smartphones, sistemas de gestão, CRM e e-mails da clínica, redes sociais e afins. Por isso, caso ela não esteja familiarizada com esses recursos, cabe oferecer um curso de atualização. “Além disso, cursos de atendimento ao cliente, secretariado, apoio administrativo e outros também podem enriquecer bastante o trabalho da recepcionista”, reforça Coelho.

Tipos de treinamentos

Leve em consideração também as diferenças entre os tipos de treinamentos que a profissional necessita. Algumas situações pedem algo mais técnico e, outras, um treinamento comportamental.

Rubens Coelho recomenda que o treinamento técnico seja aplicado de acordo com a demanda relacionada aos equipamentos que a secretária precisa operar. Por outro lado, os treinamentos e capacitações para postura e comportamento devem ser realizados de forma periódica, pelo menos uma vez por ano, para atualização, troca de experiências e a título de valorização da funcionária.

Em relação ao local, a capacitação pode ser feita tanto dentro quanto fora do consultório. “Os treinamentos internos são mais baratos e podem ser feitos com mais frequência. Eles geram sinergia entre os funcionários e produzem um efeito muito positivo no dia a dia da clínica. Por outro lado, os externos são um gesto supremo de valorização do profissional. O curso é maior, mas o retorno em qualidade de atendimento e reciprocidade da profissional é enorme”, relata o especialista.

Entenda as principais vantagens da capacitação eficaz:

• Correção de falhas no comportamento e nos processos estabelecidos;
• Oxigenação do ambiente com novas tendências e tecnologias;
• Sentimento de segurança por parte da funcionária;
• Valorização da profissional;
• Participação ativa da recepcionista para o sucesso do negócio.

Aprendizado constante

Mesmo após algum tempo de atuação no cargo, é importante investir, de tempos em tempos, em novos treinamentos para a secretária. Dessa forma, Coelho indica que essa ação deve ser feita ao menos uma vez por ano. “Esse padrão de estímulo ao desenvolvimento pessoal e profissional, portanto, proporciona um ambiente de prosperidade, de troca de ideias e de comprometimento com o resultado do negócio”, constata.