Com as diversas possibilidades proporcionadas pela tecnologia, o serviço de secretariado para médicos não necessita, obrigatoriamente, ser feito por uma secretária presente fisicamente no consultório. É possível contratar o serviço de uma secretária ou assistente virtual que realize esse atendimento.

Esse modelo de trabalho é ideal para médicos e/ou gestores de clínicas que têm o objetivo de reduzir os custos com atendimentos  para esclarecer dúvidas de pacientes e aumentar sua receita, mas muitos ainda desconhecem essa alternativa. Aqui, existem duas possibilidades: contratar uma secretária virtual remota ou uma secretária virtual na nuvem (chatbot ou secretárias robôs). Ambas realizam alguns serviços típicos de uma secretária tradicional, porém existem algumas diferenças. Veja a seguir:

Características da secretária virtual remota

• Agendamento de consultas via telefone;
• Atendimento telefônico personalizado;
• Serviço de telemarketing terceirizado;
• Secretária não fica presente no seu consultório;
• Custo reduzido em relação à secretária própria e presencial;
• Equipe treinada e capacitada para o atendimento;
• Não existe vínculo trabalhista direto entre a secretária e o consultório;
• Atendimento feito, normalmente, apenas em horário comercial.

Características da secretária robô ou chatbot

• Automatização do atendimento;
• Custo reduzido em relação à secretária própria e presencial;
• Captação de novos pacientes devido ao envio automático de mensagens para comentários em redes sociais;
• Interação com pacientes fora do horário comercial (24 horas por dia, 7 dias por semana);
• Funcionamento por meio de site e em aplicativos de mensagens instantâneas como WhatsApp e Facebook Messenger;
• O computador não fica ocupado pelo serviço e o paciente não precisa instalar nenhum aplicativo extra;
• Acesso ao relatório de análise e acompanhamento de consultas.

Na prática

Assistentes virtuais inteligentes ou chatbots com inteligência artificial da área da saúde para consultórios, clínicas e hospitais têm como objetivo automatizar o atendimento de pacientes, o esclarecimento de dúvidas, o agendamento de consultas e o envio de lembretes, tudo isso pelos aplicativos de troca de mensagens como Facebook Messenger, WhatsApp e site.

É esse o caso da Cloudia, chatbot para clínicas com inteligência artificial, que atua desde 2017 nos segmentos da saúde e estética, atendendo estabelecimentos em todo o Brasil. “Nosso objetivo é tornar os estabelecimentos de saúde acessíveis a qualquer hora para os seus pacientes, ou seja, 24h por dia e 7 dias por semana, de forma automática com linguagem humanizada, prática e eficiente”, define Felipe Miranda, CEO da empresa.

A principal vantagem para os médicos que utilizam soluções como a Cloudia é automatizar diversos processos repetitivos que consomem tempo da equipe no dia a dia e otimizar o atendimento, já que atualmente 64% dos pacientes interagem fora do horário comercial pelos aplicativos de trocas de mensagens com estabelecimentos de saúde.

Principais vantagens

• Economia de tempo: as questões burocráticas relacionadas à administração do consultório e atendimento dos pacientes podem ser realizadas pela secretária virtual remota que, dependendo do tipo de serviço a ser contratado, pode ser feito durante várias horas do dia.
• Redução de gastos: médicos em início de carreira ou profissionais que tiveram que cortar alguns gastos devido à pandemia, por exemplo, podem ser exemplos de quem mais se beneficiaria com esse tipo de redução financeira que a contratação de uma assistente virtual pode proporcionar.
• Oportunidades: o atendimento fora de horário comercial faz com que, mesmo os pacientes que não consigam agendar suas consultas nos dias e horários mais comuns em que o consultório está em funcionamento, consigam agendar suas consultas. Esse tipo de serviço pode ser contratado tanto com o uso da secretária virtual remota ou chatbot, dependendo da preferência e necessidade do médico.
• Atendimento de qualidade: atendimento exclusivo aos clientes, garantindo uma percepção satisfatória dos pacientes e possibilidade de gerar mais fidelização.