Muitas são as atribuições da secretária em um consultório médico. Por isso, ela precisa desenvolver várias habilidades, como empatia no atendimento dos pacientes, boa comunicação, resiliência e sensibilidade, domínio de ferramentas de informática, boa administração do tempo e da agenda médica e elegância, de preferência com um sorriso no rosto (quando a situação permitir). A figura da secretária é a primeira impressão que um paciente tem do consultório e fazer com que essa imagem seja a melhor possível pode não ser uma tarefa tão simples.
Pensando, então, no papel fundamental dessa profissional e em homenagem ao seu dia, comemorado em 30 de setembro, entrevistamos o oftalmologista Bernardo Cavalcanti, do Hospital de Olhos de Pernambuco (HOPE), e também vice-presidente da Sociedade Brasileira de Administração em Oftalmologia (Sbao). Considerando o contexto da crise econômica atual, o médico orienta como a secretária pode ser uma importante aliada na redução de custos do consultório.
Para dar um bom suporte na gestão financeira do consultório, é preciso algum conhecimento sobre o tema. “Quem assumir essa função dentro do consultório precisa entender alguns conceitos básicos de finanças para poder ter sucesso no trabalho e, além disso, ser capaz de ajudar na realização de ajustes e no controle de gastos”, afirma o oftalmologista Bernardo Cavalcanti.
Conhecimentos a respeito de datas de vencimentos e de como funcionam os pagamentos com cartões de crédito (atenção às parcelas e taxas) são necessários, assim como saber orientar o paciente sobre as novas formas de pagamento, como PIX e depósitos ou transferências on-line, e informar os passos para cada uma delas. Além disso, precisa entender bem o processo de remessa e cobrança das guias de pagamento dos convênios e o intervalo para uma consulta de volta. Bons softwares fazem essa gestão de forma automatizada e podem auxiliar bastante o dia a dia da secretária.
Uma forma direta e eficaz de reduzir custos no consultório é gerir bem a compra e o uso dos suprimentos no dia a dia. Pesquisar melhores preços, economizar materiais e evitar desperdícios são tarefas que devem ser incorporadas na rotina do consultório. Um importante exemplo disso é o uso do papel e a busca constante em resolver as tarefas e reduzir ao máximo as impressões, procurando trabalhar mais no ambiente digital, o que evita o desperdício de papel e os gastos com cartuchos e toners de impressora.
Pesquisar preços e promoções de alguns produtos, como café, água, açúcar e materiais de limpeza, pode trazer alguma economia ao consultório. Agora, com as novas políticas de higiene e segurança, novos itens foram inseridos no nosso dia a dia, como álcool em gel e máscaras, exigindo uma programação de compras também desses itens, a fim de se conseguir melhores preços.
O uso do ar-condicionado pode ser variável com o clima e, principalmente, de acordo com a necessidade do ambiente. Às vezes, um simples ajuste no termostato, de acordo com a temperatura do dia ou época do ano, já traz uma economia. “No inverno, por exemplo, não é preciso ligar o aparelho em temperaturas tão baixas”, ressalta o médico Bernardo Cavalcanti.
Outra atitude importante é evitar luzes acesas desnecessariamente. Ou seja, é preciso cuidar para que os ambientes vazios, como banheiros, salas sem uso e copa, fiquem com as luzes apagadas. Também é bom observar as torneiras e certificar-se de que elas estejam sempre bem fechadas, evitando, assim, desperdícios, vazamentos e contas de água mais caras. Já existem sensores que podem ser uma opção no controle e na economia, tanto da luz quanto da água.
Um dos maiores gastos de um consultório é com telecomunicação. Contudo, existem algumas formas de reduzir os gastos com esse serviço e uma delas pode ser bem mais barata e rápida que a tradicional ligação: a marcação de consultas e confirmação de agendamento por SMS e/ou WhatsApp. A secretária pode realizar essa tarefa em menos tempo, com mensagens padronizadas e enviadas diariamente, por softwares especializados, de acordo com a necessidade da agenda.
Outra saída, segundo o oftalmologista Bernardo Cavalcanti, seria a realização dessa tarefa de forma automática, com uma secretária eletrônica que faria as ligações e confirmaria as consultas com os pacientes. “Esse pequeno investimento é capaz de reduzir bastante os gastos do consultório com a parte de telefonia”, defende. Planos com operadoras de telefone e de internet podem também reduzir gastos.
Em relação à automação, o ideal seria o próprio sistema sinalizar pacientes em época de check-up, para uma volta anual, ou até mesmo de exames e cirurgias já indicados e ainda não realizados. Esse rastreamento de pacientes pode ser automatizado e economiza tempo da secretária.
Uma forma da secretária estar preparada para auxiliar na redução de custos de um consultório é buscar treinamento, desenvolvimento e capacitação. Existem cursos voltados para secretariado médico e treinamentos com foco, justamente, nessa questão de economia e gestão. Nesses cursos, a secretária pode aprender sobre controle de gastos, custos e o que é possível cortar ou reduzir sem afetar a qualidade do serviço prestado. Para Bernardo Cavalcanti, porém, a realidade atual mostra que, normalmente, apenas os consultórios um pouco maiores oferecem esse incentivo. “Os consultórios menores raramente têm esse cuidado”, lamenta.
Portal de conteúdo de gestão na área da Saúde e de referência nacional quando o assunto é Carreira Médica.
