Entenda o melhor tipo de sistema para otimizar o gerenciamento de ferramentas e processos realizados diariamente em seu negócio

Escolher um sistema de gestão adequado é essencial para garantir um bom funcionamento de seu consultório. Além de oferecerem a função de agenda, controle de fluxo de caixa e acesso remoto, esses softwares disponibilizam ferramentas essenciais para a rotina de trabalho do médico.

Principais benefícios de um sistema de gestão de consultório completos

• Evita desmarcações em cima da hora;
• Permite o acesso à agenda em diferentes lugares;
• Facilita a marcação de consultas;
• Garante um acesso rápido e integrado ao prontuário eletrônico do paciente;
• Promove maior segurança do armazenamento de dados.

Há diversos sistemas disponíveis no mercado, mas é preciso saber filtrar. Optar pelo modelo adequado poderá ajudar a resolver alguns problemas e facilitar muito a rotina do seu consultório. Por isso, o Universo DOC preparou seis dicas para você escolher um novo sistema de gestão de consultório. Veja, a seguir:

1- Avalie as funcionalidades encontradas nos sistemas:
Cada vez mais os sistemas de consultório oferecem grande suporte às diversas necessidades que surgem no dia a dia dos médicos. Como abordado anteriormente, entre algumas das principais funções estão agendamento e prontuário eletrônico, relacionamento com o paciente e controle de faturamento, por exemplo.

Para iniciar sua pesquisa, selecione as opções mais completas disponíveis. Busque alternativas que ofereçam a função de integração entre a agenda e o prontuário eletrônico. Faça uma lista com todas as necessidades relacionadas com a sua especialidade e com os processos envolvidos em seu atendimento. É importante que, além das funcionalidades básicas, o sistema atenda as suas necessidades específicas.

2- Acesso remoto e suas vantagens:
Optar pela escolha de um sistema que ofereça acesso remoto pode gerar praticidade tanto para a agenda quanto para o atendimento. Além disso, pode reduzir gastos com investimentos em estruturas físicas. Confira algumas vantagens de optar por um sistema de gestão de consultório que ofereça acesso remoto:

• Possibilita o trabalho a distância;
• Dispensa o investimento em aluguel de espaço físico para armazenamento de dados;
• Promove maior segurança, uma vez que a empresa responsável pelo sistema se responsabiliza pelas atualizações de segurança dos usuários;
• A função de backup automático garante o armazenamento correto dos dados

3- Pesquise a reputação da empresa:
Antes de decidir, é importante considerar as avaliações dos usuários que já utilizam o sistema. Avalie os comentários e, caso haja reclamações, verifique se houve resolução do problema. Dessa forma, você terá uma prévia da experiência que ele proporciona, podendo considerar se vale a pena ou não apostar naquela alternativa.

4- Atente-se aos cuidados com a LGPD:
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais é garantida a partir do momento em que a coleta de dados gere lucros para a empresa, independentemente do porte dela. Na área da Saúde não é diferente: consultórios, clínicas e grandes hospitais precisam se atentar a obedecer a LGPD.

Atualmente, o maior índice de vazamento de dados pertence à área da Saúde. Por isso, é importante se atentar a cada detalhe para evitar esse tipo de problema, que pode gerar danos tanto para o paciente quanto para o estabelecimento. Escolher um sistema comprovadamente seguro é a melhor alternativa para evitar imprevistos relacionados ao tema.

5- O sistema oferece um bom suporte?
Um fator primordial para escolher uma boa opção é se certificar de que eles ofereçam um bom atendimento, caso seja necessário solicitar suporte em algum momento. Afinal, quando ocorrem os imprevistos é o momento em que mais precisamos de auxílio. É essencial que a empresa contratada disponibilize uma equipe qualificada para ajudar o usuário.

6- Treinamento das equipes:
Além de se certificar das funções disponíveis, após realizar a escolha, é importante treinar as equipes para que possam dominar as ferramentas disponíveis no sistema. Além disso, as obrigações quanto à LGPD também devem ser repassadas a cada colaborador. Veja algumas dicas para treinar sua equipe:

• Converse com seus funcionários e explique a importância de saberem utilizar corretamente o sistema;
• Disponibilize um tempo da sua agenda para investir no treinamento detalhado e adequado para os colaboradores;
• Escolha um funcionário que deverá ser responsável por sanar eventuais dúvidas que surjam para os demais futuramente;
• Solicite que haja entre eles uma rede de apoio, por meio da qual um deverá repassar os conhecimentos aos outros, lembrando sempre da possibilidade de algum deles precisarem se ausentar em algum momento;
• Além de treiná-los, busque ouvir as dificuldades e dúvidas que eles possuam. Dessa forma, a chance de dominarem as ferramentas é muito maior.

Agora que você já sabe quais são as nossas dicas para escolher um novo sistema de gestão de consultório, já pode começar a avaliar as opções que irão melhor atendê-lo. Para garantir maior assertividade, consulte as dicas disponibilizadas em nosso site sobre gestão de consultório e boa sorte!