Para as sociedades médicas, a gestão de anuidades pode ser um desafio. Mas a tecnologia surgiu para ajudar nessa questão, com vários benefícios para os associados e para entidade

Ao se afiliar a uma sociedade médica, o profissional de Saúde passa a ter o compromisso de pagar, periodicamente, uma anuidade.

Para as entidades, esses valores pagos pelos associados são importantes para realizar ações e manter os serviços da própria entidade. A questão é que, muitas vezes, a sociedade precisa se adaptar a essa demanda, utilizando novas tecnologias para auxiliar na gestão de anuidades.

“Para poderem gerenciar as anuidades, monitorar e ter a tomada de decisão exata, as entidades precisam de um sistema de enterprise resource planning (ERP), ou seja, de planejamento dos recursos da empresa, podendo assim controlar todos os recursos que serão utilizados com a cobrança da anuidade.
É essencial um sistema de gestão completo, integrado e especializado”, explica Ronaldo Fernandes, engenheiro de Projetos e Aplicações em Tecnologia e Segurança da Informação.

Para ele, as entidades médicas devem ser vistas como empresas e, como tais, precisam adotar boas práticas de gestão de anuidades.

“Afinal, manter processos operacionais funcionando dentro dos melhores padrões de qualidade ajuda os negócios a terem uma rentabilidade em longo prazo. Um ambiente corporativo funcional e eficaz é o primeiro passo rumo ao sucesso”, orienta.

Recursos e benefícios

Desenvolvedor de sistemas com 40 anos de experiência, André Valle também concorda que as sociedades médicas precisam controlar bem as anuidades recebidas – e para isso a tecnologia pode ser uma importante aliada.

“Nos dias atuais, a complexidade dos processos de cobrança de uma entidade de classe e a necessidade de gestão de custos fazem com que seja impraticável não se utilizar recursos tecnológicos para auxiliar o gestor”, ressalta.

Valle defende que a prestação de contas deva ser feita a partir de uma plataforma que reúna confiabilidade, legitimidade e rastreabilidade ao processo. Tudo isso deve ocorrer não só na camada operacional, quanto na de tomada de decisão.

“É importante que o presidente e sua diretoria tenham em uma só plataforma todo o processo financeiro contemplado pela sociedade, com ênfase nas diversas formas de cobrança, como anuidades, cursos, simpósios e congressos, com os diversos tipos de associados, preços diferenciados e formas de pagamento disponíveis (cartão de crédito, link de pagamento, PIX e boleto bancário)”, explica.

Benefícios de um sistema de gestão integrado para associações médicas

• Aumento da produtividade de profissionais internos e externos;
• Melhoria da qualidade de serviços e produtos;
• Realização de objetivos e metas com mais facilidade;
• Diminuição do tempo necessário para a execução de rotinas operacionais;
• Eliminação de tarefas repetitivas, por meio do aumento da automação interna;
• Redução de custos operacionais;
• Aumento da transparência;
• Eliminação de processos burocráticos;
• Maior flexibilização operacional;
• Aumento da capacidade de resposta a mudanças no mercado;
• Crescimento dos índices de satisfação de associados;
• Fortalecimento da imagem da associação;
• Maior comprometimento de todos os colaboradores com a melhoria da entidade.

Indo além

Só a adoção de uma tecnologia para gerir as anuidades pode não ser suficiente. Os especialistas recomendam que os gestores da sociedade pensem em como ir além.

“É imprescindível que a plataforma seja composta por um poderoso mail-marketing que opere com os diversos meios de comunicação existentes, como e-mail, SMS e ferramentas de conversa, como WhatsApp”, destaca André Valle.

Ele também cita a classificação dos títulos a pagar, com sua respectiva rastreabilidade por meio de um completo gestor eletrônico de documentos (GED), e a devida conciliação bancária como fundamentais para que seja possível integrar o sistema de controle das anuidades com a contabilidade da instituição. Ronaldo Fernandes, no entanto, cita outra questão importante: o envolvimento dos colaboradores da associação.

“A implementação de um sistema de gestão integrado deve ser feita com o comprometimento de todos os funcionários, com a melhoria dos processos internos. Cada profissional será responsável pelo cumprimento de metas, pela adoção de novas rotinas e pela utilização de ferramentas que permitam a criação de processos mais ágeis e menos suscetíveis a erros. A mudança afetará toda a cultura da entidade, que passará a atuar por meio da busca contínua por uma cadeia de serviços e produtos de excelência”, acredita.