Entenda como gerir seu consultório de forma eficiente e economizar dinheiro

Abrir um consultório pode ser uma tarefa árdua, que perpassa questões que vão desde decoração até trâmites legais e podem gerar muitos custos. Logo após a montagem do consultório, surge a preocupação de equilibrar as contas com uma receita reduzida devido ao fluxo inicial mais baixo de pacientes.

Somado a isso, há a manutenção de todo o ambiente, a compra de equipamentos, a decoração e afins, ou seja, diversos gastos. Por isso, é importante traçar estratégias e praticar atitudes que visem a otimizar custos.

Pensando nisso, listamos os principais pontos de atenção para que seja possível manter um consultório com qualidade e gastando apenas o necessário:

Tenha um bom controle de agendamento

Em seu consultório, assim como Benjamin Franklin disse pela primeira vez em 1748: “Tempo é dinheiro”. Manter um estabelecimento aberto significa ter um custo diário, que inclui luz, salário de funcionários, condomínio e uma série de outras implicações.

Para cobrir esses gastos, é essencial fazer um bom controle de agendamento.
O primeiro passo é compreender qual é a modalidade mais adequada para o seu público.

Seja o agendamento presencial, realizado por secretária ou empresa externa, ou virtual: deve-se ter em mente, também, a relação entre custo e benefício do recurso. Além disso, cabe traçar estratégias para otimizar sua agenda.

Alice Selles, diretora da Selles Comunicação, comenta sobre o que analisar na escolha do tipo de agendamento:

“Para definir a forma de agendamento que será oferecida, o importante não é aquilo que o médico gosta ou considera mais simples, mas o que vai ao encontro das necessidades e dos hábitos do público-alvo. Por exemplo: não adianta disponibilizar um número de telefone fixo para falar com jovens, acostumados a se comunicarem por aplicativos de mensagens, como o WhatsApp. O telefone fixo não faz parte de sua cultura”.

Trate o consultório como uma unidade de negócio

Além de fazer uma boa gestão dos horários e até mesmo da duração de cada consulta, será necessário realizar um número mínimo de atendimentos para que a clínica seja autossustentável. Ou seja, o faturamento deve dar conta de todos os encargos atribuídos para o funcionamento ideal.

O pediatra Guilherme Sargentelli, um dos autores do livro Alfa DOC: pilares da carreira médica, nos conta mais sobre o dia a dia dos médicos:

“Todo médico exerce múltiplas funções. Podem ser atividades em consultório privado, ambulatório, plantões hospitalares, gestão administrativa, docência, pesquisa, mas quase sempre há uma interseção entre algumas dessas áreas de atuação. Portanto, é imperativo que o médico saiba organizar separadamente cada uma dessas suas atividades”.

Investimentos extras podem ser necessários, sobretudo no momento inicial, porém eles não devem ser recorrentes e essenciais para o funcionamento diário do consultório. Assim, deve-se ter em mente que ele é, além de um sonho para muitos médicos, uma unidade de negócio.

A partir do momento em que o consultório apresentar prejuízo, será necessário entender quais foram os gargalos para traçar novas estratégias. Pensando nisso, listamos algumas causas que mais costumam afligir o médico empresário.

Deslizes que mais drenam dinheiro 

• Uso desnecessário e excessivo de energia;
• Negligência da manutenção do ambiente e dos equipamentos;
• Superdimensionamento de equipe;
• Atraso no pagamento de contas com multas altas, tais como cartão de crédito, condomínio e impostos.

Alugue espaços ociosos para outros médicos

O compartilhamento do consultório pode ser uma boa alternativa para aqueles que possuem espaços vazios dentro do ambiente de atendimento e/ou para quem não faz o uso diário do local.

É muito comum se deparar com médicos, sobretudo mais jovens, buscando um ambiente para dar seus primeiros passos na prática de consultório e que não possuem muito dinheiro para investir. Além disso, também é comum observar médicos que conciliam a atuação em hospitais com o atendimento em consultório.

78,7% dos médicos atendem em consultório e/ou ambulatório, fora do ambiente hospitalar.
* Fonte: Demografia Médica 2020. CFM

Sabe-se que haverá dias em que o consultório não será utilizado e, nesses momentos, um médico parceiro pode fazer a diferença. Isso porque, ao dividir as despesas, ambos terão menores gastos e o espaço não ficará improdutivo.

“Recordo que nos primeiros momentos de consultório, logo após minha residência médica, ficava com muito tempo ocioso no consultório. O que não era bom nem para o meu aproveitamento de tempo e nem para a gestão do consultório. Atualmente, avalio que poderia ter havido um planejamento bem melhor”, analisa Sargentelli.

ATENÇÃO!
Deve-se estar atento à especialidade do médico parceiro, pois é possível que seja necessária a instalação de uma aparelhagem volumosa e que pode aumentar os gastos. O ideal é escolher aquelas em que é possível fazer a permuta de pacientes. Além de gerar mais receita, será oferecida uma experiência final melhor para o paciente.

Faça o uso eficiente de seu tempo

Um fator de suma importância para o uso otimizado do seu tempo no consultório é: conheça o seu público. Deve atentar-se para os dias em que há maior procura de atendimentos, visando não ficar ocioso entre os atendimentos.

Para isso, é necessário realizar o levantamento dos períodos disponíveis de seu dia para que seja possível verificar quais são os mais compatíveis com o “paciente-alvo”.
O objetivo é evitar desperdícios como luz, água e todos os elementos para o pleno funcionamento do consultório.

Alice Selles indica alguns pontos para serem analisados no momento de escolher os horários de atendimento:

“É comum vermos médicos que oferecem em seus consultórios agendamentos nos dias úteis e em horário comercial. Mas será que esses horários são factíveis para um trabalhador, que tenta aproveitar o horário de almoço para ir ao médico, ou que busca alguém que o atenda após o expediente?
Sem entender as rotinas de seus potenciais pacientes, o médico pode se ver perdendo oportunidades de captação e de fidelização de pacientes”.

Principalmente no início, será necessário atender em todos os horários viáveis para que seja possível identificar a demanda do público. Assim como citamos, a base do pensamento para criar e manter um consultório é que “tempo é dinheiro”.

Em síntese

Para manter um consultório gastando apenas o necessário, você deve extrair, de forma eficiente, todo o potencial do seu consultório. 

Como fazer isso?

📅 Controle eficiente da agenda;

‍‍💼Tratar o consultório como uma unidade de negócio;

‍💰 Gerar dinheiro a partir de espaços ociosos;

⌚ Usar seu tempo de forma eficiente.