O jovem médico finalmente conquista o diploma. É um sonho realizado! Pode, então, considerar-se um profissional formado, depois de anos de incansável estudo, abstenções familiares, dificuldades econômicas, provas práticas e teóricas, dentre outros desafios. Um novo ciclo se inicia e uma das opções existentes é abrir seu próprio consultório. Nessa hora, surgem inúmeras dúvidas e desafios que devem ser sanados para que a empreitada seja bem-sucedida.
Assim como o curso de Medicina não ensina tudo o que o médico precisa saber ao abrir seu consultório, é importante que o jovem profissional tenha um esforço contínuo para aprender a administrar seu próprio negócio e a ser “uma empresa de uma pessoa só” (caso você não tenha sócios), gerindo o financeiro e lidando com estratégias de marketing que alavanquem a clínica. “O ‘eu-empresário’ gere o ‘eu-médico’”, explica Luciano Rodrigues Neves, que tem consultório há 11 anos, na maior cidade do país, São Paulo.
Uma dúvida recorrente dos residentes que pensam em montar seu primeiro consultório é quanto à necessidade de legaliza-lo e sobre quais os trâmites obrigatórios. Para ter um consultório legalizado é preciso registrá-lo como empresa, algo que envolve, aproximadamente, 17 processos no Brasil – entre preenchimento de formulários, idas ao Cartório, à Junta Comercial, à Receita Federal e à prefeitura da cidade onde ficará a sede da empresa. Essa maratona pode levar até 152 dias, caso seja bem executada e assessorada por bons profissionais, como advogados e contadores. “Para montar um consultório é preciso encontrar um contador que tenha experiência em Medicina”, declara Rodrigues. “Os convênios só aceitam trabalhar com pessoa jurídica e só vão te dar direito a atender a partir do momento em que você cumprir uma série de especificações regidas por lei”, acrescenta.
Não se registrar como empresa, permanecendo na informalidade, gera uma série de erros. Do ponto de vista do negócio, significa o impedimento de realizar grandes vendas, emitir nota ou pagar impostos. Do lado social, está a impossibilidade de contratar e legalizar a situação dos funcionários, o que tira deles o direito a benefícios como aposentadoria, licença-maternidade e auxílio doença, por exemplo. Economicamente, a empresa fica vulnerável a multas e encargos.
No início da carreira, o médico pode encontrar dificuldades para conquistar pacientes. Por isso, uma boa estratégia, talvez, seja associar-se a um convênio. “Quando o médico se associa ao plano, ganha acesso a um número de pacientes muito maior do que teria em uma clínica exclusivamente particular. Para quem está começando, ou seja, não está, ainda, em um momento da carreira em que é possível trabalhar com uma clientela mais exclusiva, os convênios trazem volume de atendimentos ao médico”, analisa Alice Selles, mestre em Administração e Desenvolvimento Profissional e autora do livro Divulgação de Serviços Médicos: o que todo o médico precisa saber.
O valor repassado pelos convênios aos médicos costuma ser muito inferior ao valor cobrado em consultas particulares. Além disso, segundo o Índice de Defesa do Consumidor (Idec), os planos lideram o ranking de insatisfação dos brasileiros, o que não se restringe aos usuários, mas atinge também os médicos. Por outro lado, aceitar trabalhar com o convênio ajuda a aumentar a carteira de pacientes, uma chance para o profissional mostrar seu trabalho a mais pessoas. Dessa forma, as chances de que seu nome viralize com o boca a boca aumentam.
Lembrem-se: pacientes não surgem automaticamente. Portanto, além da associação com convênios e planos de saúde, é bom pensar em uma estratégia de marketing e em recursos iniciais, que serão uma reserva para as despesas fixas enquanto o médico ainda está dando os primeiros passos para abrir o consultório. “O que vai garantir o sucesso da iniciativa é, além do conhecimento médico adquirido ao longo dos seis anos de faculdade, entender de Marketing, Economia e dos trâmites burocráticos necessários para lidar com os convênios e pacientes particulares. Ainda, todo esse conhecimento também é válido para que não haja problemas com questões fiscais. Nada disso é ensinado na faculdade, embora seja tão importante quanto o ensino da Medicina”, indica Rodrigues.
A primeira regra ao escolher um local para sua empresa é pensar em seu público-alvo, refletindo se o lugar em que você deseja se instalar tem espaço e uma boa movimentação de pessoas. Se você mora em uma cidade pequena, é preciso saber se há lugar para o seu crescimento. Ninguém chega em uma cidade pequena, se estabelece e monta um consultório de uma hora para outra. “A pessoa que está se formando quer abrir o consultório, mas é preciso compreender o entorno da localização escolhida. Em uma cidade pequena, por exemplo, é preciso criar uma rede de relacionamentos que o torne conhecido dos moradores”, afirma Rodrigues. Outra boa dica é ter um diferencial que o torne necessário. Ao ser conhecido por uma característica específica, os colegas de profissão acabam encaminhando os casos que não conseguem resolver.
Ao definir um público-alvo, é preciso adaptar o negócio de acordo com as exigências e necessidades dele. Por exemplo, se o médico decide tratar pessoas das classes A e B, deve escolher uma localização que fique próxima à casa delas, quase sempre localizadas em bairros nobres, onde o aluguel é mais caro. Da mesma forma, é importante preocupar-se com o estacionamento, pois pessoas do topo da pirâmide andam de carro e precisam estacioná-lo. Procure convênio com seguradoras ou estacionamentos próximos que garantam um preço justo, ou mesmo invista em um local com espaço para ofertar suas próprias vagas para carros.
Por outro lado, se o público escolhido for das classes C, D e E é igualmente importante instalar o consultório perto de suas casas ou de seu local de trabalho, que costumam ser no centro da cidade. O essencial é verificar se há transporte público próximo que possibilite a chegada dos pacientes ao consultório.
Definidos público-alvo e local, e com os documentos e registros em mãos, o próximo passo é realizar um planejamento financeiro. Coloque no papel a lista de todos os custos para abrir o consultório: mobília, equipamentos, gastos com contador, criação de uma marca e identidade visual, obras que precisarão ser feitas para que o local possa ser utilizado, etc.
Depois, levante os custos fixos: aluguel, contas de consumo (água, energia elétrica, telefone, entre outros), folha de pagamento de funcionários (contador, secretária, faxineira, a princípio) e até mesmo valores baixos, como compra de lanches e o café dos funcionários e pacientes. “Uma dica importante para ter ainda mais controle é definir de antemão quanto se pretende cobrar pelas consultas particulares ou quanto se receberá pelas consultas por convênio”, informa Rodrigues. “O resultado da divisão do custo fixo mensal pelo valor médio recebido em consultas e procedimentos é o número de pacientes que o médico precisa atender para transformar o consultório em um negócio lucrativo”, complementa.
Um ambiente humanizado e acolhedor é essencial em um consultório. Quando o paciente está em uma sala de espera confortável e bem decorada, inicia a consulta mais tranquilo. Caso contrário, o paciente tende a ficar mais ansioso, o que prejudica o atendimento. Fazer um projeto com um arquiteto que tenha experiência com médicos pode ser um investimento elevado, mas traz muitos benefícios e impressiona positivamente o paciente.
Todas as empresas precisam, obrigatoriamente, de um serviço de contabilidade. Para isso, busque um contador de sua confiança, que te oriente sobre a melhor maneira de registrar seu consultório, visando pagar menos impostos e ter mais isenções.
Contrato Social
É no contrato social que está a razão existencial da empresa. Nele constam a participação societária de cada sócio, a composição de suas cotas, o objetivo da empresa e as atividades por ela exercidas. É por meio do contrato que se determina o tipo de tributação em que a empresa se enquadra. Para esta etapa, é importante ter a ajuda do contador e a supervisão de um advogado.
É o registro de nascimento da empresa, quando ela passa a existir oficialmente. Isso não significa que as atividades já possam ser iniciadas, pois ainda é necessário emitir outros documentos. Após o registro, a pessoa recebe o Número de Identificação do Registro de Empresas (NIRE) da Juntas Comercial e, a partir disso, é possível obter o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ).
Com todos os passos seguidos até aqui, chega a hora de solicitar o cartão CNPJ e registrar a empresa como contribuinte. A solicitação é feita on-line, por meio de um programa disponibilizado pela Receita Federal.
O alvará é a licença concedida pela prefeitura para que os estabelecimentos possam exercer suas atividades. Para conseguir o alvará, é preciso levar o cadastro do CNPJ até a prefeitura de sua cidade.
Independentemente de se a empresa terá funcionários ou não, para dar início às atividades, é necessário realizar o Registro da Empresa junto à Previdência Social. Assim, iniciam-se as responsabilidades com as obrigações trabalhistas e pagamento dos tributos devidos à Previdência.
Por fim, um Aparato Fiscal deve ser solicitado à prefeitura em que a empresa foi registrada para que haja possibilidade de emitir notas fiscais (físicas ou eletrônicas) e fazer a autenticação nos livros fiscais.
Além disso, é importante contatar o Conselho Regional de Medicina (CRM) do seu estado para saber quais regras são cobradas. “O CRM de cada estado tem normativas sobre questões como: onde você instala seu consultório, como a sala deve ser montada, quais materiais serão usados ou, mesmo, o tipo de peso. Não é qualquer sala comercial que pode se tornar um consultório”, esclarece Rodrigues.
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