Descubra que aspectos podem causar o absenteísmo de seus pacientes e como reduzi-lo na prática.

No dia a dia do consultório, faltas de pacientes fazem parte da realidade. Há inúmeras razões pelas quais isso pode ocorrer, desde imprevistos a falta de atenção do paciente. No entanto, é importante buscar estratégias para identificar essas causas e evitar o absenteísmo, que, além de inconveniente, pode trazer impactos negativos na gestão da agenda do consultório.

Faltas frequentes de pacientes podem ser um alerta de que algo está errado ou pode ser melhorado na prestação de serviços. Portanto, antes de desenvolver estratégias para lidar com isso, busque identificar pontos a melhorar, avaliando frequentemente seu negócio e buscando feedback dos seus pacientes sobre o serviço como um todo.

Ainda assim, mesmo com uma excelente qualidade de atendimento, o absenteísmo pode ocorrer. Pacientes de primeira vez faltam antes de conhecer o negócio e imprevistos podem ocorrer com clientes que retornam. Portanto, é importante implementar estratégias para que, quando as faltas ocorrerem, você e sua equipe saibam lidar com isso e o impacto em seu negócio seja reduzido. Confira algumas dicas:

1. Oriente sua equipe:
   Oriente sua equipe em como lidar com os pacientes faltosos, principalmente quando se tratar de pacientes de primeira vez ou os que faltam compulsivamente, ou seja, com bastante frequência. É importante que a equipe faça uma busca ativa para entender se essa foi apenas uma falta ocasional, por imprevistos ou outros obstáculos, ou se há algo no serviço que pode ser melhorado.Nesse contato, é muito importante cautela e atenção para que isso não seja feito de maneira hostil e para que o paciente não se sinta rejeitado. Uma estratégia ao oferecer o reagendamento é fazê-lo por meio de encaixes ou pontuando que “criará um horário extra na agenda”, demonstrando assim que seu comparecimento é importante e que ele pode se sentir confortável em comparecer no consultório.

2. Limite a distância entre o dia da marcação e do agendamento:
   Para o bom funcionamento de seu negócio e o absenteísmo ser reduzido, é fundamental que sua agenda seja bem gerida. Estudos indicam que quanto maior a distância entre o dia do agendamento e o atendimento, maiores as chances de o paciente não aparecer. Isso pode ocorrer pois o paciente experimentou melhoras nos sintomas ou porque encontrou outro especialista. No entanto, seja qual for o motivo, ter um limite para a marcação, evitando períodos muito longos de tempo para a realização da consulta, pode ajudar a diminuir faltas inesperadas.

3. Lembre os pacientes:
   Outra estratégia que não deve ser subestimada é a confirmação das consultas com a antecedência adequada. Oriente sua equipe a sempre confirmar as consultas e a estimular que os pacientes avisem caso não possam comparecer, principalmente se forem pacientes de primeira vez, que muitas vezes faltam sem avisar por não se sentirem vinculados à clínica ou ao médico. Hoje, é possível utilizar inúmeras ferramentas para isso, como WhatsApp, e-mail e o próprio contato por telefone. Por isso, não deixe de implementar essa medida.

4. Considere cobrar em caso de falta:
   Se apesar de um bom atendimento e um bom serviço prestado alguns pacientes continuam faltando, considere implementar a cobrança em caso de não comparecimento. Esse tipo de medida é um estímulo para o comparecimento do paciente; no entanto, deve ser feita com cautela.É muito importante pesar os prós e os contras, inclusive os possíveis impactos na relação médico-paciente, e procurar seguir as regras que regulamentam tal prática, como por exemplo, a necessidade de informar previamente o paciente sobre a cobrança.

Na matéria Posso cobrar pela consulta em caso de ausência do paciente?, o advogado Alexandre Martins, especialista em direito médico, oferece sua visão sobre o assunto e fornece orientações para quem pensa em adotar a prática.

Dica bônus
Não deixe de conferir o livro Agenda Médica , de Márcia Campiolo. Ele traz soluções reais e eficazes para o dia a dia do consultório e sua leitura pode trazer inúmeros benefícios para seu negócio, ajudando a melhorar a relação com seus pacientes e consequentemente, reduzir seu absenteísmo