Ao abrir um consultório, várias dúvidas podem surgir em sua mente. “Onde devo abrir meu consultório? Como devo estruturar o local? Vale a pena ser credenciado a um plano de saúde? E junto ao SUS? Devo fazer parte de alguma cooperativa?”. Essas são algumas das questões que surgem para tornar esse momento ainda mais desafiador. Por isso, o Universo DOC preparou uma série de reportagens sobre os principais temas a se ter atenção nessa fase tão importante na carreira. No conteúdo de hoje, falaremos sobre como contratar uma boa secretária. Este ensinamento é muito importante para garantir a organização de seu novo negócio. Acompanhe a seguir.

O que levar em consideração

O processo de contratação de uma secretária ou de uma equipe de recepção é um dos mais importantes ao se abrir um primeiro consultório. Nesse sentido, é ideal que, nesse momento, o médico responsável pela abertura do serviço estabeleça as características técnicas primordiais para um colaborador. Entre elas estão:

• Domínio da língua portuguesa e capacidade de comunicação clara: muitos pacientes chegam angustiados e preocupados com sua situação e saúde; por isso, a secretária precisa saber passar as informações de forma clara e coerente, ser cordial e saber se expressar corretamente. Esse domínio linguístico também é importante quando a atendente fizer contato com o paciente por meio de mensagens (seja por e-mail, SMS ou WhatsApp)

• Agilidade para lidar com imprevistos: imprevistos são comuns nos ambientes de saúde, pois emergências podem ocorrer a qualquer momento. A secretária precisa ter iniciativa para buscar soluções eficientes e resolver a situação

• Saber lidar com ferramentas tecnológicas: a tecnologia está cada vez mais inserida nos consultórios, inclusive nas rotinas administrativas, sob responsabilidade da secretária. Por exemplo: trocar a agenda física pela on-line é um grande avanço para a produtividade do consultório

• Organização: característica fundamental para organizar tarefas, fazer planejamentos, controlar a agenda médica e evitar retrabalhos. Com ela, tanto o trabalho da própria secretária quanto do médico e de todo o consultório fica mais eficiente

• Boa apresentação: aqui, a discrição é um ponto importante. Recomenda-se o uso de roupas adequadas para o atendimento aos pacientes, como uniformes, e evitar o uso de salto alto, uma vez que a secretária pode ter que agir rápido para resolver possíveis imprevistos.

Com ou sem experiência?

Outro aspecto a se ponderar é se o contratante prioriza ter ou não ao seu lado um profissional com experiência anterior na área. Esse ponto será extremamente relevante no momento de realizar a triagem de quais profissionais entrevistar. Assim, caso estabeleça a experiência como uma prioridade, será mais fácil filtrar quais concorrentes à vaga se adequam mais ao perfil desejado.

É preciso ter em mente os prós e contras de cada decisão. Quando a experiência prévia na atividade não é uma exigência, por exemplo, o profissional poderá se adaptar ao seu padrão de trabalho, sem aplicar vícios e atitudes de serviços anteriores. Por outro lado, os investimentos em treinamento e capacitação deverão ser mais intensos, considerando a importância da manutenção e da construção de conhecimento na prestação de serviços de saúde.

Perfil do funcionário

A recepção de um consultório é responsável pelo primeiro contato com o paciente. Ou seja, caso esse indivíduo seja tratado de maneira indelicada ou se incomode com algum aspecto relacionado a esse ambiente, toda a imagem do consultório poderá ser prejudicada. Nesse sentido, existem características essenciais as quais o perfil de candidato deve atender. Muitas vezes, elas só podem ser percebidas no momento de uma entrevista e, por isso, essa etapa da contratação deve envolver muitas análises.

Entre os adjetivos que devem descrever a pessoa que se tornará sua futura secretária estão:

• Atenta
• Empática
• Simpática
• Organizada
• Comunicativa
• Paciente

Escolhi minha secretária!

Após a avaliação dos candidatos e a escolha de qual pessoa será contratada, é preciso entender que as preocupações ainda não acabaram. Inicialmente, o processo de adaptação da nova secretária deverá contar com paciência e orientação do médico.

Medidas como feedbacks e treinamentos farão total diferença. Afinal, assim é possível compreender melhor a rotina de trabalho e os pontos a se melhorar. Com um funcionário bem orientado e ciente do sucesso ou fracasso de suas ações, as chances de uma contratação bem-sucedida serão bem maiores.